AUTOMATIZAR TAREAS INEFICIENTES AUMENTARÁ LA INEFICIENCIA


Los Bots se apropian de las tareas de una persona; Las hacen más rápido, de forma más eficiente y sin descanso. ¡NO PARAN! Así, si los Bots no paran, los procesos que operan tampoco.

El título de este artículo suena obvio, suena a que eso ya lo sabíamos, pero en realidad tenemos presente y somos conscientes de lo que pasa en la empresa cuando automatizamos una tarea ineficiente? Sabemos los costos que ésto trae? Sabemos de las personas que están detrás, intentando sacar a flote el proceso para dejar en alto el Bot?

Resulta que implementar un Bot tiene sus costos y depende mucho de la herramienta, el aliado que se tenga para este desarrollo y la forma como se emprende esta tarea. Tiene unos costos ya sean altos o bajos. Esta implementación trae un trabajo arduo para el equipo de procesos, de desarrollo y para los colaboradores que están apoyado esta iniciativa. Teniendo presente estos costos, podemos pensar lo que puede perder la empresa en este desarrollo si no se hace bien? Pues tocará invertir más recursos -dinero y mano de obra-, y tocará rehacer lo que ya estábamos seguros debía estar por finalizar.

Ahora, el Bot que se supone hace bien las tareas no las hace bien. El proceso ya no lo hace un colaborador, por tanto, el proceso está saliendo mal con los reprocesos que ésto conlleva o el Bot está detenido y las personas que ya no estaban en función de estos procesos están intentando sacar a adelante las tareas que el Bot no hace. Ahora, peor y más doloroso, el Bot no puede quedar mal pues se invirtieron importantes recursos; entonces las personas pasan a trabajar para el Bot, pasan a hacer las tareas en nombre de él para que la compañía no quede mal con los clientes o con la junta directiva. Y puede ser peor si un proceso genera errores que a los clientes molesta o incluso les genera pérdidas. Se puede perder esta cuenta y ganar clientes molestos que podrían tomar acciones en contra de la empresa. Así nos embarcamos en un problema aún mayor que la misma solución que estábamos buscando por intentar automatizar una tarea ineficiente.

Entonces la recomendación es simple: “Documentar los procesos con una mirada, no solo desde lo funcional, sino también desde lo técnico”; buscar optimizarlos, siendo conscientes de su contexto, de lo que es y lo que hace; conocerlo a fondo para no tener sorpresas intermedias, para hallar todos sus puntos y buscar que sean realmente eficientes, y esto es posible cuando miramos los procesos con la experticia del colaborador que lo realiza sumado al conocimiento de una persona técnica que pueda guiar el proceso por el mejor camino.

AUTOMATIZAR TAREAS INEFICIENTES AUMENTARÁ LA INEFICIENCIA | J3C | 26-05-2020
Img: Freepik@pressfoto

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